Teamassistenz - Organisation & Administration (m/w/d) · Teilzeit (32 Std./W.)

Beschreibung der Stelle

Job field / Job profile

Administrative - Administrative

Positionstitel

Teamassistenz - Organisation & Administration (m/w/d) Teilzeit (32 Std./W.)

Art des Vertrages

Festeinstellung unbefristet

Kategorie der Tätigkeit

Administration

Teilzeit / Vollzeit

Teilzeit

Tätigkeitsbeschreibung

• Sie unterstützen die Assistenzleitung im anspruchsvollen operativen und administrativen Tagesgeschäft und übernehmen dabei eigenständig verantwortungsvolle organisatorische Aufgaben.
• Sie koordinieren komplexe Termine und Besprechungen mit internen und externen Ansprechpartnern und stellen eine zuverlässige Vor- und Nachbereitung sicher.
• Sie unterstützen im Travel Management und übernehmen eigenständig die Erstellung und Prüfung von Reiseanträgen und Reisekostenabrechnungen.
• Sie prüfen und erstellen Kreditkartenabrechnungen und stellen eine ordnungsgemäße und termingerechte Bearbeitung sicher.
• Sie unterstützen die Assistenzleitung bei der Organisation und Koordination von Veranstaltungen, Meetings und Sonderterminen und übernehmen die damit verbundenen administrativen Aufgaben.
• Sie wirken im Fuhrparkmanagement mit, beispielsweise bei Führerscheinkontrollen, Angebotsanfragen, Fahrzeugübergaben und weiteren organisatorischen Themen.
• Sie übernehmen die Vorbereitung und Erstellung von Präsentationen, Unterlagen und interner Kommunikation und wirken aktiv bei Projekten und Sonderaufgaben im Assistenzbereich mit.
• Den Empfangs- und Office-Bereich betreuen und organisieren Sie während der Empfangszeiten eigenverantwortlich und selbstständig. Sie sind die zentrale Ansprechperson für Besucher und übernehmen die Anmeldung und Betreuung von Gästen, die Telefonzentrale, die Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie die Organisation und Vorbereitung der Besprechungsräume.
• Als zentrale organisatorische Schnittstelle arbeiten Sie eng mit der Assistenzleitung, der Geschäftsführung, internen Fachbereichen sowie externen Ansprechpartnern zusammen.

Aber was noch? (Vorteile, Besonderheiten usw.)

• Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld, Beteiligung am Unternehmenserfolg
• Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten in unserer konzerneigenen Safran University - in Präsenz und Online, sowie externe Weiterbildungen
• Aktive Förderung einer guten Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben (u. a. über flexible Arbeitszeiten, Sabbatical)
• Angenehmes Arbeitsklima, wertschätzende Kommunikationskultur, flache Hierarchien, Duz-Kultur
• 30 Tage Urlaub und Sonderurlaub für verschiedene Anlässe
• Kostenlose Getränke, Mitarbeiterparkplätze, Obstkorb, sowie Konzernvergünstigungen beim Kauf von Safran-Aktien und teilweise Bezuschussung / Aufstockung durch die Gesellschaft

Fähigkeiten und Vorraussetzungen

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und bringen bereits Erfahrung in der Teamassistenz, im Assistenzbereich oder in einer vergleichbaren organisatorischen Funktion mit
• Sie sind ein echtes Organisationstalent und fühlen sich wohl in einer Position, in der viele unterschiedliche Themen und Ansprechpartner zusammenlaufen.
• Sie arbeiten selbstständig und vorausschauend, erkennen Handlungsbedarf und bringen Themen eigeninitiativ voran.
• Sie verfügen über eine schnelle Auffassungsgabe und können sich zügig in unterschiedliche Themengebiete und Aufgabenstellungen einarbeiten.
• Sie übernehmen gerne Verantwortung für Ihre Aufgaben und haben den Anspruch, Themen zuverlässig und eigenständig bis zum Abschluss nachzuhalten.
• Sie kommunizieren sicher und professionell mit unterschiedlichen Ansprechpartnern - von Mitarbeitenden über externe Dienstleister und Geschäftspartner bis hin zu Führungskräften.
• Diskretion, Vertrauenswürdigkeit und Verantwortungsbewusstsein sind für Sie selbstverständlich.
• Sie überzeugen durch ein freundliches, souveränes und gepflegtes Auftreten und repräsentieren unser Unternehmen gegenüber Besuchern und Geschäftspartnern professionell.
• Sie bringen eine ausgeprägte Service- und Gastgebermentalität mit und haben Freude daran, für einen professionellen und wertschätzenden Empfang unserer Gäste zu sorgen.
• Sie beherrschen MS Office sicher und sind offen dafür, sich schnell in weitere Systeme und digitale Prozesse einzuarbeiten.
• Sie verfügen über sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift; Französischkenntnisse sind von Vorteil.

Einsatzort der Stelle

Bundesland

Europa, Deutschland

Stadt / Städte

Gottlieb-Daimler-Straße 60 71711 Murr

Qualifikation

erforderlicher Bildungsgrad

Abgeschlossene Berufsausbildung

Mindestanforderung an die Berufserfahrung

Einsteiger

Zusätzliche Sprachen gewünscht

• Englisch (Verhandlungssicher)
• Deutsch (Verhandlungssicher)