Office Manager (m/w/d) · (Teilzeit/Vollzeit)

Stell dir vor, du hast deinen Versicherungsprofi und all deine Verträge jederzeit übersichtlich in deiner Hosentasche: Das ist CLARK! Wir machen es dir leicht, dich optimal zu versichern – ganz bequem und transparent direkt über unsere App.

Was uns antreibt? Unsere Kund:innen! Wir sind überzeugt: Jeder Mensch verdient es, sich in seiner Welt sicher und relaxed zu fühlen – und das mit CLARK ein Leben lang.

Derzeit arbeiten in Europaweit über 400 CLARKees daran, unseren 600.000 Kund:innen täglich mehr Peace of Mind in Sachen Versicherungen zu bringen.

Du teilst unsere Vision und glaubst auch, dass Versicherungen zu managen so einfach sein sollte wie Online-Shopping? Dann komm zu uns ins Team!

Verantwortlichkeiten

• Du übernimmst eigenständig die Verantwortung für unser Büro in Frankfurt und unterstützt remote unseren Standort in Zürich.
• Du koordinierst lokale Dienstleister, darunter Reinigung, technische Services, Hausmeisterdienste und weitere externe Partner.
• Du sorgst für eine einladende Büroatmosphäre mit hohem Qualitätsanspruch, einschließlich Pflege und Überprüfung der Büroausstattung.
• Du kümmerst dich um Bestellungen und Lieferungen (Getränke, Snacks, Deko usw.).
• Du bist verantwortlich für die digitale Postbearbeitung, Ablage und Beauftragung von Kurieren.
• Du übernimmst die Bearbeitung von Rechnungen und Bestellungen im Rahmen des Office-Management-Budgets und verwaltest die Office-Kreditkarte für den Standort Frankfurt.
• Du unterstützt bei der Budgetplanung, Budgetüberwachung und weiteren Reportings.
• Du organisierst Einzel- und Gruppenreisen zu Company Events, Board Meetings und Team-Events über unser Travel‑Tool.
• Du planst und koordinierst lokale Office‑Events wie Lunches, Meetups, Teamaktivitäten sowie unsere Sommer- und Weihnachtsfeier.
• Du sorgst für eine warme, positive Atmosphäre für Mitarbeitende und Gäste – vor Ort wie auch remote.
• Du setzt saisonale Initiativen um, die unsere Office‑Nutzung fördern (z. B. Fitness‑Challenge, Halloween und weitere kleine Überraschungen).
• Du begleitest On‑ und Offboardings inkl. Übergabe von Arbeitsmaterialien vor Ort und remote.
• Du arbeitest eng mit People & Culture, Office‑IT und Finance zusammen, um reibungslose Office‑Prozesse sicherzustellen.
• Du unterstützt unternehmensweite Gesundheitsinitiativen.

Anforderungen

• Mindestens 2 Jahre Erfahrung im Office Management, in der Administration oder im Operations‑Bereich – oder eine vergleichbare Erfahrung, idealerweise in einem internationalen, dynamischen Umfeld.
• Ausgeprägtes Organisationstalent und die Fähigkeit, mehrere Themen parallel zu managen, Prioritäten zu setzen und Verantwortung für reibungslose Abläufe zu übernehmen.
• Proaktive, lösungsorientierte und hands‑on Arbeitsweise.
• Sicher im Umgang mit Budgets und Rechnungen.
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit verschiedenen Dienstleistern.
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch.
• Positives Mindset und Teamspirit sowie echtes Interesse daran, ein großartiges Arbeitsumfeld für andere zu schaffen.
• Erfahrung mit Tools wie Gmail, Slack, Personio oder Jira ist ein Plus.