Office Manager m/w/d · in Teilzeit

Unser Auftraggeber ist ein bekanntes und erfolgreiches Immobilienmaklerunternehmen im gehobenen Segment. Das Tätigkeitsfeld umfasst die hochwertige Immobilienvermittlung in Deutschland, Österreich und Italien. Höchste Qualität, Diskretion und eine professionelle Arbeitsweise zeichnen das Unternehmen aus.

Für den Standort Pforzheim-Huchenfeld suchen wir im Rahmen der Direktvermittlung zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine gewissenhafte und zuverlässige Unterstützung im kaufmännischen Bereich auf Teilzeitbasis. Sie verlieren nicht den Überblick, haben keine Angst vor Kundenkontakt und dem Sortieren von steuerlichen Belegen? Dann sollten wir uns kennenlernen!

• Office Management & Innendienst: Professionelle Abwicklung des täglichen Bürobetriebs, Betreuung der Telefon- und E-Mail-Korrespondenz sowie allgemeine administrative Tätigkeiten.
• Immobilien-Support: Unterstützung des Maklerteams im Tagesgeschäft, u. a. bei der Erstellung und Aufbereitung von Exposés sowie dem Einholen wichtiger Objektunterlagen.
• Belegsortierung & Datenpflege: Vorbereitende Buchhaltung (Sortierung, Zuordnung und Vorbereitung von steuerlichen Belegen) nebst Archivierung und Übertragung per DATEV-Schnittstelle an den Steuerberater sowie allgemeine Stammdatenpflege.
• Ausbildung & Qualifikation: Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau/-mann für Büromanagement, Immobilienkauffrau/-mann, Bürokaufmann/-frau, Steuerfachangestellte/r) oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrung im Office Management: Fundierte Kenntnisse und Freude an den typischen Aufgaben im Innendienst eines Immobilienbüros (z. B. Abwicklung des Tagesgeschäfts, Kundenservice sowie Unterstützung bei der Erstellung von Exposés und Objektunterlagen – kann angelernt werden).
• Buchhalterische Kenntnisse: Gute Kenntnisse in der Belegsortierung und vorbereitenden Buchhaltung zur Unterstützung des Rechnungswesens unseres Kunden.
• Software-Kenntnisse: Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen. Erfahrung mit DATEV sowie gängiger Immobilien-Software ist optimal bzw. von Vorteil.
• Sprachkenntnisse: Gute Englischkenntnisse; Italienischkenntnisse sind von Vorteil.
• Arbeitsweise: Eine sehr strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise mit einem hohen Maß an Zuverlässigkeit, Diskretion und Organisationstalent.
• Direktanstellung: Unbefristeter Arbeitsvertrag direkt beim Unternehmen (keine Zeitarbeit).
• Flexibilität: Attraktive Teilzeitstelle (8–10 Stunden pro Woche, verteilt auf 2 bis 3 Vormittage pro Woche) – ideal zur Vereinbarkeit mit Familie oder anderen Verpflichtungen. Eine zeitliche Ausweitung des Arbeitsverhältnisses ist optional möglich.
• Arbeitsumfeld: Ein stilvolles, modernes Umfeld in einem international agierenden Immobilienunternehmen im gehobenen Segment.
• Kultur: Ein wertschätzendes, familiäres Arbeitsklima und kurze Wege.