Office Manager:in (m/w/d) · Teilzeit 25 Std. pro Woche

Deine Aufgaben

• Allgemeine Büroorganisation: Verwaltung der Post und Bearbeitung von eingehenden und ausgehenden Paketen/Lieferungen, Telefon, Bestellungen sowie Onboarding- & Mitarbeitergeschenken
• Planung und Organisation von Reisen und Veranstaltungen inkl. deren Abrechnung sowie Vor- und Nachbereitung
• Vertragspflege: Überprüfung von Fristen und Pflege von Verträgen in unserem Tool ContractHero
• Stammdatenpflege und Abwesenheitsverwaltung: Verwaltung von Mitarbeiterdaten und Abwesenheiten in unserem HR-Tool Personio
• Hardwareverwaltung: Einkauf, Verkauf, Reparatur und Verwaltung unserer Hardware über das Hardwaretool
• On- und Offboarding: Vorbereitung und Unterstützung bei der Einführung und Verabschiedung von Mitarbeitenden
• Büroordnung: Den Bürobereich regelmäßig sauber und aufgeräumt halten, dazu gehören die Küche, Besprechungsräume und Arbeitsplätze
• Unterstützung bei der Bürowartung: Meldung etwaiger Wartungsprobleme oder Reparaturbedarfs umgehend und Unterstützung bei der Koordination von Reparaturen, wenn nötig
• Materialverwaltung: Überwachung und regelmäßiges Auffüllen von Büromaterialien wie Schreibwaren, Küchenutensilien und Reinigungsmitteln, um den reibungslosen Bürobetrieb sicherzustellen
• Unterstützung bei Büroveranstaltungen: Hilfe beim Einrichten und Aufräumen nach Bürobesprechungen, Events und Treffen, um eine einladende und organisierte Umgebung für Mitarbeitende und Besucher zu gewährleisten

Voraussetzungen

• Ausbildung: Wünschenswert ist eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung zum/zur Kaufmann/Kauffrau für Bürokommunikation oder Büromanagement (Berufserfahrung ist hier keine Voraussetzung)
• Alternativ: Eine vergleichbare Ausbildung mit mindestens drei Jahren Berufserfahrung oder mehrjährige praktische Erfahrung z. B. aus dem Hotelfach, Event- oder Projektmanagement
• Tool-Erfahrung: Mind. 3 Jahre Erfahrung mit Microsoft-Programmen und in der Arbeit mit Apple-Produkten (Mac), generelle Affinität zu digitalen Arbeitsweisen und Interesse, sich in neue Tools schnell und eigenständig einzuarbeiten
• Vorkenntnisse in den Tools Personio und ContractHero sind wünschenswert, aber keine Voraussetzung
• Verfügbarkeit: Die Position ist eine Teilzeitstelle mit 25 Wochenstunden und einer Büroanwesenheit von mindestens 3 Tagen pro Woche, der Rest der Arbeitszeit im Homeoffice
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort & Schrift (mindestens C1 Niveau) ausserdem gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift und ggf. weitere Sprachkenntnisse
• Wir begrüßen ausdrücklich Bewerbungen von erfahrenen Bewerber:innen im fortgeschrittenen Alter sowie von Eltern, die in Teilzeit arbeiten möchten.

Du passt zu uns, wenn Du

• eine Leidenschaft für effiziente Büroorganisation mitbringst und eine zuverlässige, service- und lösungsorientierte Unterstützung unserer Teams darstellst
• Selbstverantwortung und Eigeninitiative schätzt und in einem dynamischen, wachstumsorientierten Umfeld arbeiten möchtest
• Lust hast, in einem fast hierarchiefreien, innovativen Unternehmen zu arbeiten, das Wert auf eine ausgeglichene Work-Life-Balance legt
• pragmatisch, mit gesundem Menschenverstand und gutem Zeitmanagement an Aufgaben herangehst, ein Auge für notwendige To-dos hast und deinen Job mit Freude und Energie machst
• gern mit anderen Menschen zusammenarbeitest, wertschätzend und klar kommunizierst und eine faire, hilfsbereite und positive Arbeitsatmosphäre suchst

Was Dich bei Bitgrip erwartet

• Holakratische Organisation: Genieße viel Eigenverantwortung in unserer flachen Organisationsstruktur.
• Faire Konditionen: Unbefristeter Teilzeitvertrag mit fairer Vergütung.
• Überstundenregelung: Wir vermeiden Überstunden, und falls sie doch anfallen, kannst Du sie in Freizeit umwandeln.
• Individuelle Weiterentwicklung: Zertifizierte Schulungsangebote mit eigenem Schulungsbudget.
• Mobilität: Wähle zwischen einem Jobrad oder Jobticket.
• Erholungszeit: Genieße 6 Wochen Urlaub im Jahr.
• Altersvorsorge: Betriebliche Altersvorsorge zur Unterstützung Deiner Zukunftspläne.