Mitarbeiter_in (m/w/d) · für das Gastbelegungsmanagement in Teilzeit (75%)

Mitarbeiter_in (m/w/d) für das Gastbelegungsmanagement in Teilzeit (75%) (ab dem 01.01.2027)

Die Bundesakademie für Kulturelle Bildung Wolfenbüttel ist eine Fort- und Weiterbildungseinrichtung für Kulturschaffende und Kulturvermittler_innen. Wir bieten ein vielfältiges Tagungs- und Seminarprogramm in Bildender Kunst, den Darstellenden Künsten, Literatur, Museum, Musik und Kulturmanagement und Kulturpolitik. Unsere Teilnehmer_innen an mehrtägigen Weiterbildungskursen, Fortbildungsseminaren und Tagungen werden in angenehmer Atmosphäre in unserem Gästehaus in der Schünemannschen Mühle in Wolfenbüttel untergebracht und betreut.

Ihre Aufgaben:

• Sie verwalten und disponieren selbstständig die Buchungen der Räume in unseren Liegenschaften (Schloss Wolfenbüttel sowie Schünemanns Mühle) durch Gastbelegungsgruppen;
• Sie entscheiden eigenverantwortlich über die Vergabe der vorhandenen Belegungskapazitäten unter Berücksichtigung des parallel stattfindenden Seminarbetriebs sowie weiterer organisatorischer, wirtschaftlicher und betrieblicher Anforderungen;
• Sie koordinieren die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung mit internen Bereichen (Hauswirtschaft, Haustechnik, Seminarmanagement…) sowie externen Partnern (ggf. Catering, Hotel, externe Veranstaltungstechnik);
• Sie fertigen Miet- und Belegungsverträge an und erstellen die Rechnungen;
• Sie empfangen und betreuen die Gästegruppen während ihres Aufenthalts;
• Sie planen und steuern die Kapazitätsauslastung und führen Belegungsstatistiken;
• Sie entwickeln das Gastbelegungsmanagement konzeptionell weiter und erarbeiten Maßnahmen zur optimalen Nutzung freier Kapazitäten sowie zur kontinuierlichen Verbesserung der Abläufe.

Was Sie mitbringen sollten:

• Sie haben idealerweise eine abgeschlossene Ausbildung als Hotelfachfrau/-mann, Hotelkauffrau/-mann, Veranstaltungskauffrau/-mann, Kauffrau/-mann für Tourismus und Freizeit, Kauffrau/-mann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte/r oder eine vergleichbare kaufmännische Ausbildung.
• Sie besitzen Erfahrungen im Veranstaltungs-/Eventmanagement und/oder Hotelmanagement.
• Sie haben ein gutes Zahlenverständnis und kaufmännisches Denken.
• Sie sind kontaktfreudig, kommunikativ, serviceorientiert und gut organisiert, können aber auch eigenverantwortlich arbeiten.
• Sie sprechen und schreiben fließendes Deutsch.
• Sie können sicher mit MS-Office-Programmen wie Word, Excel, Outlook, PowerPoint umgehen und haben idealerweise bereits mit Buchungssystemen gearbeitet.
• Sie sind bereit, auch gelegentlich an Wochenenden oder in den Abendstunden im Einsatz zu sein.
• Sie wohnen im Großraum Braunschweig, idealerweise in Wolfenbüttel.

10 gute Gründe für die Bundesakademie:

• Das Arbeitsklima stimmt! Wir orientieren uns an den Werten Menschenwürde, Solidarität und Gerechtigkeit, ökologische Nachhaltigkeit, Transparenz und Mitbestimmung und fühlen uns der Gemeinwohlökonomie verpflichtet.
• Wir arbeiten für einen guten Zweck! Die (Weiter-)Bildung jedes Einzelnen ist das, wofür wir arbeiten.
• Mit uns wird es nicht langweilig! Sie erhalten einen vielseitigen und verantwortungsvollen Arbeitsplatz.
• Wir schätzen Weiterbildung! Wir bieten eine Teilnahme an kulturellen Veranstaltungen und Seminaren in der Arbeitszeit.
• Wir arbeiten im Team! Sie kommen in ein gut eingespieltes und engagiertes Team.
• Ihr Arbeitsplatz ist schön! Wir arbeiten in historischen und attraktiven Räumlichkeiten und Ihr Büro befindet sich im Schloss Wolfenbüttel.
• Die Arbeitsbedingungen sind krisensicher! Wir arbeiten und zahlen in Anlehnung an den Tarifvertrag der Länder bis Entgeltstufe E9a TV-L (Tarif 2026) des öffentlichen Dienstes einschließlich betrieblicher Zusatzversorgung und Jahressonderzahlung, sechs Wochen Urlaub, Heiligabend und Silvester frei. Auch ermöglichen wir einen Zuschuss zum Jobticket.
• Wir schätzen Vielfalt! Wir sind daran interessiert, unser Team noch diverser aufzustellen und freuen uns über Bewerbungen unabhängig von Alter, Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, einer Behinderung, Religion/Weltanschauung und sexueller Identität.
• Wir sind flexibel! Eine zu den üblichen Bürozeiten selbstbestimmte Einteilung der Arbeitszeit sowie die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten sind gegeben.
• Bei uns kann man bleiben! Die Stelle ist zunächst befristet auf zwei Jahre mit der Aussicht auf Entfristung.

Bei weiteren Fragen kontaktieren Sie bitte den Verwaltungsleiter / stv. Geschäftsführer Dirk Naumann (0157 501 104 34).