Koordinator/in Gebäudemanagement und Immobilienverwaltung (m/w/d) in Teilzeit

Gestalten Sie einen neuen Aufgabenbereich aktiv mit!

Wir schaffen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine neue Position im Bereich Gebäudemanagement und Immobilienverwaltung. Für den Aufbau und die Weiterentwicklung dieses Aufgabenbereichs suchen wir eine engagierte, strukturierte und verantwortungsbewusste Persönlichkeit mit organisatorischem Geschick und Freude an eigenständigem Arbeiten. Die Position bietet Ihnen viel Gestaltungsspielraum. Sie haben die Möglichkeit, Strukturen und Prozesse von Anfang an mit aufzubauen, weiterzuentwickeln und nachhaltig zu etablieren. Sie übernehmen die zentrale Koordination und Organisation verschiedener Aufgaben rund um unsere Gebäude, Immobilien, Verträge und externen Dienstleister.

Aufgaben

• Zu Ihren wesentlichen Aufgaben gehören:

Vertrags- und Versicherungswesen

• Verwaltung und Koordination von Verträgen und Versicherungsangelegenheiten
• Überwachung von Vertragslaufzeiten, Kündigungs- und Wiedervorlagefristen
• Mitwirkung bei der Gestaltung, Prüfung und Weiterentwicklung von Verträgen
• Aufbau und Pflege einer strukturierten Vertragsübersicht

Bestell- und Dienstleistermanagement

• Koordination und Bearbeitung von Bestellungen
• Einholung und Prüfung von Angeboten
• Beauftragung und Koordination externer Dienstleister und Fachfirmen
• Überwachung der beauftragten Leistungen und Rechnungen
• Aufbau und Weiterentwicklung eines strukturierten Dienstleistermanagements

Gebäudemanagement und technische Instandhaltung

• Organisation und Koordination von Wartungs-, Prüfungs- und Instandhaltungsmaßnahmen
• Überwachung gesetzlicher, technischer und vertraglicher Wartungs- und Prüffristen
• Koordination und Dokumentation wiederkehrender Prüfungen und Wartungen
• Organisation notwendiger Reparaturen und Instandsetzungsmaßnahmen
• Abstimmung mit Handwerksbetrieben, Fachfirmen und weiteren externen Dienstleistern
• Aufbau eines transparenten und verlässlichen Fristen- und Wartungsmanagements

Immobilien- und Mietverwaltung

• Kaufmännische und organisatorische Betreuung unserer Immobilien und Liegenschaften
• Verwaltung und Überwachung von Mietverhältnissen
• Pflege und Überwachung von Mietverträgen einschließlich Laufzeiten und Fristen
• Mitwirkung bei der Erstellung, Anpassung und Weiterentwicklung von Mietverträgen
• Ansprechpartner/in für mietvertragliche und organisatorische Angelegenheiten

Betriebskostenabrechnung

• Erstellung und Bearbeitung von Betriebskostenabrechnungen für unsere Liegenschaften
• Zusammenstellung, Prüfung und Zuordnung der abrechnungsrelevanten Kosten
• Abstimmung mit internen und externen Ansprechpartnern
• Weiterentwicklung und Optimierung der Abläufe rund um die Betriebskostenabrechnung

Profil Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Bezug zur Immobilienwirtschaft, zum Facility Management oder zu einer vergleichbaren Tätigkeit

• Berufserfahrung in der Immobilienverwaltung, im Gebäudemanagement, Facility Management oder in einem vergleichbaren Bereich wünschenswert
• Gute organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit Verträgen, Fristen und administrativen Prozessen
• Verständnis für technische Wartungs- und Instandhaltungsprozesse
• Eigeninitiative und Freude daran, neue Strukturen und Abläufe aufzubauen
• Selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Kommunikations- und Verhandlungsgeschick im Umgang mit externen Dienstleistern
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
• Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit und Teamfähigkeit

Wir bieten

• Strukturierte Einarbeitung sowie Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
• betriebliche Altersvorsorge
• mobiles Arbeiten
• betriebliches Gesundheitsmanagement
• Job-Bike oder Job-Ticket
• Leistungsbezogene Prämien und Bonuszahlungen bei Betriebszugehörigkeit
• 30 Tage Urlaub (bei 5-Tage-Woche)
• 2 zusätzliche Sonderurlaubstage
• flexible Arbeitszeiten

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