Assistenz Organisation und Verwaltung (m/w/d) · Teilzeit (25 Stunden/Woche, Montag bis Freitag)

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine zuverlässige, strukturierte und organisationsstarke Assistenz (m/w/d), die administrative, organisatorische und koordinierende Aufgaben unterstützt.

Sie sorgen dafür, dass Informationen, Termine, Dokumente und Vorgänge dort ankommen, wo sie benötigt werden, behalten Fristen im Blick und unterstützen dabei, laufende Themen effizient zu steuern und nachzuverfolgen. Dabei arbeiten Sie eng mit verschiedenen Bereichen des Unternehmens zusammen und tragen dazu bei, dass Abläufe reibungslos funktionieren.

Ihre Aufgaben

• Organisation und Koordination administrativer Abläufe
• Unterstützung bei der Termin-, Aufgaben- und Wiedervorlagenverwaltung
• Vorbereitung, Pflege und Verwaltung von Vertragsunterlagen
• Korrespondenz mit Versicherungen, Behörden, Geschäftspartnern und Dienstleistern
• Erster Ansprechpartner für die Erfassung von neuen Vorgängen
• Überwachung von Fristen und Nachverfolgung offener Vorgänge
• Unterstützung bei Projekten und Sonderaufgaben
• Pflege und Strukturierung von Dokumenten und digitalen Ablagen
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen
• Unterstützung bei organisatorischen Themen im Tagesgeschäft

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Idealerweise Berufserfahrung im Assistenz-, Verwaltungs- oder Office-Management-Bereich
• Sehr gute Organisationsfähigkeit und strukturierte Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen
• Freundliches und professionelles Auftreten
• Hohe Zuverlässigkeit und Diskretion
• Gute schriftliche Ausdrucksweise
• Fähigkeit, mehrere Themen gleichzeitig im Blick zu behalten und sinnvoll zu priorisieren
• Freude daran, Ordnung und Verbindlichkeit in komplexe Abläufe zu bringen
• Englischkenntnisse sind von Vorteil, aber keine Voraussetzung

Wir bieten

• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit
• Kurze Entscheidungswege
• Zusammenarbeit mit verschiedenen Ansprechpartnern innerhalb des Unternehmens
• Flexible Teilzeitbeschäftigung mit 25 Wochenstunden
• 6 Wochen Jahresurlaub (entspricht 30 Urlaubstagen bei einer 5-Tage-Woche)
• Ein kollegiales Arbeitsumfeld
• Eine leistungsgerechte Vergütung